A World Without Email | Cal Newport (Kitap)

Cal Newport, A World Without Email isimli kitabında dijital teknolojilerin yaygınlaşması ile birlikte başta email olmak üzere Slack, Microsoft Teams gibi iş hayatında çokça kullanılan uygulamaların üretkenlik üzerindeki etkilerini tartışıyor. Kitabın ilk kısmında emailin sanılanın aksine yarardan çok zararları olduğunu açıklayan Newport, ikinci kısımda ise emailsiz bir hayata geçiş için yapılması gerekenleri sıralıyor.

Email ve anlık mesajlaşma uygulamaları türevleri, çalışma biçimimizi değiştirdi. Bu uygulamalarda karşı tarafa mesaj göndermek çok pratiktir, alıcının meşgul olup olmaması, sizi cevaplaması için beklemeniz gerekmez. Karşıdaki kişinin cevabını beklemeden tek taraflı olarak talebimizi veya bir olay hakkındaki görüşümüzü iletmek oldukça kolaydır. Ancak, email aynı zamanda çalışanlar için bir stres kaynağına dönüştü. Karşı taraftan ulaşan mesaj, gelen kutusuna düşer ve orada okunmayı bekler. Gelen kutusunda biriken mesajlar FOMO (Fear of Missing Out) yani birşeyleri kaçırma korkusu ile sonuçlanır. Email aracılığı ile süregiden konuşmalar çok sayıda emailin gidip gelmesi ile gerçekleşir, bazen beklenilen cevap için ‘yenile’ butonuna defalarca basılır.

Cal Newport, bu şartlar altında çalışmaya zorlanan zihnin durumunu ‘Hyperactive Hive Mind’ olarak adlandırmıştır. Hyperactive Hive Mind, yapılandırılmamış veya programlandırılmamış mesajlar ile email ve anlık mesajlaşma uygulamaları gibi dijital iletişim araçları üzerinden kesintisiz devam eden konuşmaların merkezinde şekillenen iş akış biçimini ifade eder. (sayfa 11) Newport, dijital iletişim araçlarının zihinlerimizde yarattığı baskıyı arı kovanlarında yaşanan yoğunluğa benzetmedir. Çünkü iş akışları bu araçlar üzerinde süregiden yazışmalar ve paylaşımlar iş akışımızı belirlemektedir. İş saatleri içinde ve hatta bazen iş saatleri dışındaki zaman diliminde de gelen kutuları sürekli kontrol edilmektedir. Bu da çalışanların esas yapmaları gereken ise odaklanamamalarına sebep olmaktadır. Çünkü geç verilen bir cevap, kimi zaman bir başka kişinin iş akışını durdurduğu için olumsuz tepki ile karşılanmaktadır.

Yapılan araştırmalar, maruz kalınan yoğun iletişim araçları nedeni ile çalışanların kendi işlerini yapmak üzere ortalama olarak 75 dakikaları olduğunu göstermiş. Ancak, bu 75 dakika kesintisiz değil, gün içinde kısa parçalar halinde kullanılabiliyor. Eğer, insanlar multitasking yapmakta iyi olsalardı bu pek de sorun olmayabilirdi. Ama, insan beyninin çalışma prensibi tek seferde tek bir işe odaklanmak üzerine kurulu. Bölünen dikkat çoğu zaman olumsuz sonuçlar doğuruyor.

Peki, bu noktaya nasıl geldik? Sürekli uyaranların olduğu bir ortamda çalışmayı kimse planlamadı ama daha kısa zamanda daha fazla iş bitirmek vaadi ile bu yeni araçlar hemen kabul gördü. Email 1990’lı yıllarda yaygın şekilde kullanılmaya başlandı, diğer iletişim araçlarıbir birr hayatımıza girdi ve ofis çok farklı bir yer halini aldı. (sayfa 203) Newport, farklı dosyalama sistemleri, kolay arama çubukları gibi ek fonksiyonların hiçbir fayda getirmediğini de savunuyor. Kitapta paylaşılan örneklere göre, bilgi odaklı ekonomide çalışanlarının dikkatlerinin dağılmadan çalışabildikleri ortamları yaratan firmalar bir adım öne geçmeye başladı. Newport, gerekli zamanlarda emailin kullanılabileceğini ama bunun mutlaka belli bir çerçevede yapılması gerektiğini, Trello gibi ilerlemeyi ve notları takip etmek üzereçevrim içii proje yönetim araçlarının kullanılmasını öneriyor.